Pour faire face à la crise sanitaire actuelle, les entreprises ont dû revoir leur façon de travailler afin de maintenir l’activité dans leur entreprise et d’éviter le chômage partiel pour leurs salariés. De plus, nous rentrons dans une nouvelle ère où le digital prend de plus en plus d’ampleur. Les entreprises sont donc contraintes de se plier à des modes de travail plus modernes.
Qu'est-ce que l'entretien annuel ?
L’entretien annuel se définit comme un temps d’évaluation du travail et des performances du salarié sur l’année qui vient de se dérouler. Mais pas seulement, cela permet aussi de faire un point sur les engagements pris par les deux parties ; soit lors de l’entrée en poste, soit lors du précédent entretien annuel. Tout comme cela permet aussi de discuter de l’ambiance de travail, des conflits et des différents problèmes qui peuvent être rencontrés dans l’entreprise. L’entretien annuel permet aussi de discuter des futurs projets de l’entreprise tels que les attentes de l’entreprise et du salarié. Le salarié pourra aussi exprimer ses souhaits pour l’année à venir.
Du point de vue légal
Il n’y a aucune obligation au point de vue légal, au niveau des conventions collectives et dans le code du travail. Toutefois, beaucoup d’entreprises françaises sont adeptes de ces entretiens car cela permet une meilleure gestion des ressources pour l’employeur et les salariés. Toutefois si cette pratique n’est pas mise en place dans votre entreprise et que vous souhaitez la mettre en place, il faudra au préalable en informer et consulter vos membres du CSE ainsi que vos salariés.
L’utilité de ces entretiens
Tout d’abord il faut savoir que ces entretiens ne remplacent en rien un échange de temps en temps avec son collaborateur pour savoir comment il se sent. Maintenant voyons voir l’utilité pour chacune des deux parties que sa soit pour l’employeur et le collaborateur :
Pour l’employeur :
Etats des lieux des objectifs et du travail du collaborateur
S’assurer que les actions mises en place sont bien respectées
Connaitre l’état d’esprit et la motivation du collaborateur
Être informé de l’ambiance de l’équipe et de l’entreprise
Obtenir l’avis sur sa façon de manager
L’avis du collaborateur sur les formations reçues
Les souhaits de formations du collaborateur
Etablir les objectifs de l’année à venir et les moyens pour les accomplir
Pour le collaborateur :
Mettre en valeur son travail et ses compétences
Connaitre les compétences manquantes
Demande de formations et souhait de moyens de travail.
Demander une gratification et/ou une augmentation
Objectifs pour l’année future et les moyens pour les réaliser
Idées d’amélioration et développement du travail
Comme pour l’employeur, l’entretien annuel d’évaluation est l’occasion pour le salarié d’aborder tous les points qui le concernent. Il n’y a aucun interdit, aucun sujet qui ne peut être abordé ni aucune question qui ne peut être posée, du moment que cela ne concerne pas la vie privée du salarié. L’essentiel, pour l’un comme pour l’autre, est de toujours bien préparer l’entretien annuel et de rester dans un état d’esprit positif. L’entretien annuel ne doit pas être un moment de confrontation ni servir à blâmer l’une ou l’autre des parties.
Fonctionnement de l’entretien annuel
Il est temps de nous attarder sur sa forme.
Quand doit-il avoir lieu ? Qui mène l’entretien et comment le réaliser ? Point par point, étape par étape, nous allons détailler le processus de l’entretien annuel pour vous guider pas à pas à travers la conduite de celui-ci.
Quand ? Comme son nom l’indique l’entretien annuel a lieu une fois par an. Mais rien n’empêche de réaliser un mini entretien avec son collaborateur en cours d’année pour faire un état général du travail. Plus souvent réalisé en fin d’année en novembre ou décembre, il peut aussi être réalisé à la date anniversaire du collaborateur mais le réaliser en novembre et/ou décembre permet de ne pas oublier de collaborateur, de plus cette activité étant assez longue cela monopolise qu’une partie du planning dans l’année. Dans les esprits, les entretiens annuels se réalisent souvent en fin d’année civile.
Avec qui se passe l’entretien ? Là encore il n’y a pas d’obligation. Généralement, l’entretien annuel se déroule avec le manager ou le chef d’équipe du collaborateur. Le manager ou le chef d’équipe peut être assisté du responsable RH et/ ou lui faire un rapport de l’entretien. Mais la taille de l’entreprise déterminera la personne qui ferra passer l’entretien au collaborateur, car dans les petites entreprises il n’est pas rare que ça soit l’employeur direct qui réalise l’entretien.
Les 6 clés essentiels pour le bon déroulement de cet entretien
*Clés 1 : Maître mot ORGANISATION ! Planifier le ou les entretiens vous permettra d’organiser votre temps sans que cela ne soit trop impactant sur vos occupations du quotidien. Vous pourrez déterminer l’heure, le jour et la durée de ce ou ces derniers si vous avez plusieurs salariés. Il sera nécessaire de prévenir votre salarié en avance et de lui donner les documents nécessaires au bon déroulement de cet entretien. En général, un délai de 8 jours est recommandé entre la convocation et l’entretien en lui-même
*Clés 2 : Faire participer activement votre salarié ! Pour cela, proposer à votre salarié de remplir une grille d’auto-évaluation. Vous pouvez y intégrer des critères d’évaluation sur les compétences techniques et professionnelles du salarié, mais aussi sur des critères de comportement, toujours dans le cadre de son travail et qui représentent une utilité professionnelle. Pensez aussi à laisser des espaces de réponse libre pour permettre à votre employé de s’exprimer sur des sujets précis ou des sujets qu’il estime utiles.
*Clés 3 : La préparation efficace ! Pour qu’il soit le plus efficace possible et qu’il ne prenne pas tout votre temps, il est utile de réaliser une trame sur le déroulé de l’entretien. Procédez par paliers en demandant par exemple à votre salarié de vous faire une synthèse de sa grille d’auto-évaluation. Ainsi, vous pourrez enchaîner sur votre propre grille d’évaluation que vous aurez également préparée. Prévoyez un temps pour faire une synthèse et un moment question-réponse. Vous pouvez aussi accorder un temps de parole libre à votre salarié.
*Clés 4 : L’échange avec le collaborateur Tout aussi important que l’organisation et le contenu de l’entretien, le lieu où cela va se dérouler. Ce lieu se doit d’être calme où vous serrez à l’aise et où la confidentialité sera reine. Installez tout ce qui nécessaire au bon déroulement de l’entretien : table, fauteuils, eau, bureautiques. Il faut que votre collaborateur se sente à l’aise pour échanger au mieux avec vous.
*Clés 5 : Les axes qui se dégagent de l’entretien A la fin de l’entretien, réalisez un court résumé de votre échange en reprenant les différents points sur lesquels vous avez pu échanger pour vous assurer qu’il soit bien compris des deux côtés. Mais il n’est en aucun cas obligatoire et nécessaire de faire un compte rendu écrit, mais si vous en faites le choix il sera nécessaire que votre salarié appose sa signature pour certifier ce qui est écrit.
*Clés 6 : Se servir de ces entretiens Après avoir consacré beaucoup de temps à ces entretiens, cela serait dommage de ne pas en tirer parti pour optimiser les performances de ses collaborateurs et mettre en place des projets d’entreprise. Servez-vous en dans la construction ou dans l’utilisation de votre politique RH.
Pour conclure
Ces entretiens sont nécessaires pour que votre entreprise fonctionne au mieux de sa performance. Mais aussi pour éviter le turn-over dans vos équipes et pour fidéliser vos collaborateurs dans votre entreprise car un collaborateur qui se sent écouté et soutenu par sa hiérarchie est un collaborateur heureux et performant.