De nombreuses obligations légales dépendent du nombre d’effectifs en ETP, c’est-à-dire en équivalent temps plein, de votre entreprise. Salariés inclus ou pas dans le décompte, proratisation des temps de travail et de présence … Ce calcul peut souvent s’avérer être un casse-tête pour les entreprises.
Rappel des différentes règles applicables.
1. Les effectifs inclus dans le décompte
Sont inclus dans le calcul de l’effectif en ETP les salariés : – Titulaires d’un contrat de travail (sauf exclusions) – Dont le contrat de travail est suspendu
Attention, les salariés sont inclus même en cas d’embauche en cours de mois. Il conviendra alors seulement de proratiser leur temps de présence sur le mois. (Voir sur ce point : calcul des ETP)
2. Les effectifs exclus du décompte
Les CDD au motif du remplacement d’un salarié absent
Sont exclus du décompte les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée au motif du remplacement d’un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu. Le salarié absent remplacé est lui décompté dans le calcul.
Les alternants et stagiaires
Les salariés en contrat de professionnalisation (qu’il soit en CDD ou en CDI) sont exclus pendant la totalité de l’action de professionnalisation. Sont aussi exclus les apprentis et les stagiaires en milieu professionnel et de la formation professionnelle continue.
Les mandataires sociaux
Depuis le 1er janvier 2020, sont exclus les mandataires sociaux s’ils sont : – Gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et SELARL – Président et dirigeants de SAS et SELAS – Présidents des conseils d’administration, directeurs généraux et directeurs généraux délégués de SA, SELAFA, institutions de prévoyance, unions d’institutions de prévoyance et société de groupe assurantiel de protection sociale.
Les volontaires en service civique, en contrat aidé et les bénévoles
Sont aussi exclus du calcul les volontaires en service civique ainsi que les bénévoles. Les salariés titulaires d’un contrat aidé, CUI, CAE et CIE sont aussi exclus.
Les autres cas d'exclusion
Sont exclus les effectifs : – Élus – Travailleurs handicapés des ESAT uniquement – Les intérimaires (ils sont décomptés dans les effectifs de l’entreprise d’intérim et non de l’entreprise cliente)
3. Les méthodes de calcul
Les CDI et CDD embauchés ou débauchés en cours de mois
Les salariés embauchés ou débauchés en cours de mois de décompte des effectifs, qu’ils soient en CDI ou en CDD doivent être proratisés en fonction du temps de présence dans le mois. Le décompte est effectué en jours calendaires.
Le calcul de la proratisation s’effectue de la manière suivante : 1 x nombre de jours d’emploi / nombre de jours calendaires du mois
Exemple : un salarié est embauché le 15 avril 2020. Il est donc employé 12 jours dans l’entreprise et le mois d’avril compte 30 jours. S’il est à temps plein, il comptera donc pour : 1 x 12/31 = 0,4 ETP
Attention, si le salarié est embauché ou débauché en cours de mois et à temps partiel, il conviendra d’opérer une seconde proratisation sur le temps de travail. (Voir sur ce point : les CDI et CDD embauchés en cours de mois et à temps partiel)
Les CDI à temps plein
Les CDI à temps plein, s’ils sont présents tout le mois, comptent pour 1 unité équivalent temps plein.
1 CDI à temps plein = 1 ETP
Les CDD à temps plein
Les salariés en CDD inclus dans le calcul doivent être décomptés en proratisant leur temps de présence sur les 12 derniers mois.
Le calcul de la proratisation s’effectue de la manière suivante : 1 x nombre de mois d’emploi / 12
Exemple : un salarié est embauché en CDD pour 3 mois. S’il est à temps plein, il comptera donc pour : 1 x 3/12 = 0,25 ETP
Attention, les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure sont décomptés dans le calcul de la même manière que les autres salariés s’ils y sont de manière permanente depuis au moins 12 mois.
Les CDI et CDD à temps partiel
Les salariés embauchés à temps partiel, qu’ils soient en CDI ou en CDD doivent être proratisés en fonction de leur temps de travail.
Le calcul de la proratisation s’effectue de la manière suivante : 1 x temps de travail hebdomadaire / durée légale* de travail hebdomadaire
Exemple : un salarié est embauché en CDI à mi-temps dans une entreprise dans laquelle la durée de travail hebdomadaire est fixée à 35 heures. à temps plein, il comptera donc pour : 1 x 17,5/35 = 0,5 ETP
Attention, si le salarié est embauché en cours de mois et à temps partiel, il conviendra d’opérer une seconde proratisation sur le temps de présence (Voir sur ce point : les CDI et CDD embauchés en cours de mois et à temps partiel).
* Ou s’il y a lieu, durée conventionnelle.
Les CDI et CDD embauchés en cours de mois et à temps partiel
Les salariés embauchés en cours de mois et à temps partiel, qu’ils soient en CDI ou en CDD doivent être doublement proratisés, par temps de présence et temps de travail.
Le calcul de la proratisation s’effectue de la manière suivante, pour un mois complet pour un salarié en CDD : 1 x (nombre de mois d’emploi / 12) x (temps de travail hebdomadaire / durée légale* de travail hebdomadaire)
Exemple : un salarié est embauché en CDD 3 mois à mi-temps dans une entreprise dans laquelle la durée de travail hebdomadaire est fixée à 35 heures, il comptera donc pour : 1 x (3/12) x (17,5/35) = 0,125 ETP
Exemple : un salarié est embauché en CDI le 15 avril à mi-temps dans une entreprise dans laquelle la durée de travail hebdomadaire est fixée à 35 heures. Il comptera donc pour : 1 x (12/31) x (17,5/35) = 0,2 ETP
* Ou s’il y a lieu, durée conventionnelle.
Tableau récapitulatif de calcul
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