La digitalisation des entreprises, aussi appelée la transformation numérique est le fait de transformer des processus traditionnels grâce aux nouvelles technologies pour les rendre plus performants. Depuis les années 2010, le phénomène de digitalisation s’accentue dans les entreprises avec l’arrivée de nouvelles technologies et d’innovations de plus en plus performantes. Aujourd’hui, les outils, les procédés ou même encore les métiers peuvent subir une transformation numérique et devenir totalement digitaux. Même les démarches pour créer son entreprise peuvent se faire entièrement en ligne ! La loi PACTE a notamment permis de faciliter cette digitalisation. En effet, cette loi établit un plan d’action pour permettre la croissance et la transformation des entreprises. Elle donne aux entreprises les moyens d’innover, de se transformer et de créer des emplois.
I- Les enjeux de la digitalisation
La transformation numérique est devenue un enjeu majeur pour de nombreuses entreprises. A l’ère du digital, les entreprises ont tout intérêt à se digitaliser, dans un premier temps pour s’adapter au monde qui les entoure mais également dans un second temps pour répondre aux nouveaux besoins des consommateurs. Les entreprises peuvent tirer de nombreux avantages de leur digitalisation. Celle-ci leur permet d’améliorer leur rentabilité et leur productivité. En effet, selon une étude du MIT Sloan Research, les entreprises qui ont atteint leur maturité en termes de transformation numérique, sont 26% plus rentables que leurs concurrents.
La transformation numérique permet d’améliorer et d’augmenter les bénéfices globaux de l’entreprise. Elle joue un rôle majeur dans la satisfaction clientèle. On remarque une nette amélioration de celle-ci. En effet, le passage au digital va permettre d’améliorer le processus et le service à la clientèle. Pour les clients, il est aujourd’hui facile de faire une réclamation à une marque. Plusieurs canaux peuvent être privilégiés : les réseaux sociaux, le site internet, la ligne téléphonique, par courrier, en magasin, etc.
Les entreprises sont très présentes sur les réseaux sociaux et la barrière avec le client est aujourd’hui très fine. Les clients peuvent contacter facilement les marques, tant pour faire une réclamation que pour une question. Twitter, est le réseau social privilégié par les consommateurs pour cela. Avoir un site internet permet également de traiter les demandes clients rapidement.
L’amélioration de la relation avec le client se fait tant en termes d’expérience que de fidélisation. Utiliser des outils digitaux ou même encore un CRM permet de stocker et de traiter les données clients plus simplement et par conséquent, de proposer un accompagnement personnalisé.
Cette transformation a aussi des bénéfices en interne, la communication entre les salariés est facilitée. Qu’une entreprise soit à rayonnement régional, national ou encore international, les outils digitaux, permettent de rester perpétuellement en contact quelle que soit la distance qui sépare les salariés. Aujourd’hui, 3 grands enjeux sont recherchés : l’instantanéité, la réactivé et la facilité. Les outils de communication digitaux permettent de combiner ces trois objectifs.
II- Le covid et l'accélération de la digitalisation
Depuis 1 an et demi, nous assistons à une accélération de la transformation numérique. Pour cause, le covid-19 est venu perturber le monde des entreprises. Celles-ci ont dû s’adapter à une vitesse effarante, mêlant télétravail, chômage partiel et travail en entreprise.
Mars 2020, le Gouvernement a instauré un confinement strict de plusieurs semaines et a demandé aux entreprises de placer au maximum leurs salariés en télétravail. Nombreuses étaient celles qui n’avaient pas prévues dans leur stratégie le passage au digital. Cette épidémie a obligé l’ensemble du monde du travail à revoir leur stratégie ainsi que leur fonctionnement. Le maitre mot était la DIGITALISATION. D’après une étude McKinsey, la crise sanitaire a accéléré la digitalisation des entreprises d’environ 7 ans.
Les multiples confinements et couvre-feu ont obligé les consommateurs français à se diriger vers des canaux de distribution numérique pour effectuer leurs achats. Les achats en ligne ont considérablement augmenté durant cette période. Pour répondre à cette nouvelle demande, les entreprises ont dû s’adapter. L’étude McKinsey montre que la crise a provoqué plusieurs changements majeurs :
L’augmentation du télétravail
L’évolution des besoins des clients
La hausse de demande de services/produits en ligne.
Le télétravail a été une mesure largement étendue à la métropole, le protocole sanitaire a préconisé la mise en place du télétravail au maximum dans les entreprises. Celles-ci ont dû s’adapter rapidement et mettre en place les outils digitaux nécessaires à cette nouvelle organisation du travail. Les entreprises ont dû également adapter leurs outils de communication et de productivité. Pour garder le contact avec les collaborateurs, des outils de communication digitaux ont dû être mis en place. Teams, Zoom, Google Meet, Slack, etc ont connu une utilisation record de leurs outils depuis la crise sanitaire. L’objectif étant de continuer l’activité de l’entreprise tout en maintenant le lien entre les salariés. Le but des employeurs était quant à eux de maintenir le lien entre les collaborateurs et éviter l’isolement social des salariés malgré la situation.
III - Préparer l'entreprise à sa digitalisation
Les entreprises, quand elles le peuvent, doivent préparer cette transformation numérique. La conduite du changement est une étape importante dans la mise en place et l’acceptation d’un changement dans une entreprise. Il est important avant tout de communiquer avec ses salariés. Communiquer sur la nécessité de mettre en place le changement, de ses objectifs, de sa finalité, et d’informer les salariés qui vont être impactés par celui-ci.
Pour que le changement fonctionne, le manager doit adhérer au projet de transformation. Pour éviter les résistances au changement, il faut accompagner le manager afin qu’il comprenne lui aussi les enjeux. Pour cela, il peut suivre un plan de formation, notamment une formation aux nouveaux outils digitaux. La digitalisation de l’entreprise oblige à une adaptation du style de management. En effet, le travail à distance s’étant démocratisé, le management à distance doit suivre cette tendance et se mettre en place. Le manager doit laisser de l’autonomie à ses salariés, doit leur faire confiance et être un véritable leader. Dans le contexte actuel, le management dit participatif ou collaboratif est un style de management à instaurer en entreprise. L’objectif étant de les faire participer aux changements de l’entreprise, de les écouter, de les faire participer aux réunions, aux brainstormings, aux définitions des stratégies et aux fixations des objectifs. Epanouissement, productivité et créativité seront les conséquences positives de ce type de management.
Les personnes en charge du changement ont tout intérêt à s’entourer de salariés dits « ambassadeurs », ce sont des salariés qui adhèrent au changement et le comprennent. Ce sont de précieux relais pour diffuser les bienfaits du changement. Ils vont aider à crédibiliser le changement lors de moments clés tels que lors de présentations, de communications, voire de négociations.
IV - Comment DHM peut vous aider ?
DHM propose un service de gestion externalisée des ressources humaines, par application mobile et web services. Nous digitalisons vos process RH pour optimiser cette fonction support. On vous en dit un peu plus sur nos missions : AVANT, quand un salarié arrivait, il fallait qu’une personne en interne traite sa DPAE. AUJOURD’HUI, avec DHM, on clique sur un bouton et tout est fait automatiquement. AVANT, quand on devait préparer un contrat, on reprenait un publipostage plus ou moins similaire et on ne changeait que certaines informations. AUJOURD’HUI, avec DHM, on transmet quelques informations à DHM et le contrat est préparé selon les normes en vigueur, et conformément à la convention collective applicable par une équipe de juristes. AVANT, quand un salarié souhaitait faire une formation, il devait la trouver, se rapprocher de son manager, son manager devait se renseigner, étudier si elle pouvait être financée, bloquer les dates, envoyer le dossier de financement, suivre les règlements, et informer le salarié de la logistique de la formation. AUJOURD’HUI, avec DHM, le salarié demande en ligne une formation et le manager n’a qu’à accepter ou refuser, tout le reste est automatiquement traité par nos services. AVANT, quand on devait préparer la paie, on devait récupérer toutes les informations, traiter les absences pour maladie, s’assurer que rien n’avait été oublié, transmettre les données au comptable, vérifier les fiches de paie, effectuer les virements. AUJOURD’HUI, avec DHM, notre équipe s’occupe de tout, vous n’avez qu’à effectuer le virement. AVANT, lorsqu’un salarié était absent, il devait informer son manager, envoyer son arrêt, l’employeur devait envoyer les informations nécessaires pour le paiement des indemnités journalières, et payer un supplément à son comptable. AUJOURD’HUI, avec DHM, le salarié transmet son arrêt via l’application ou le site, et l’employeur est simplement informé de l’absence et de la durée de l’absence, notre équipe traite tout le reste et le traite en paie, c’est inclus dans le forfait. AVANT, l’employeur manquait de visibilité sur sa masse salariale et ses variations et avait souvent une surprise mensuelle au moment des prélèvements ou annuelle au moment de son bilan. AUJOURD’HUI, avec DHM, il suit, en temps réel, l’évolution de sa masse salariale. AVANT, la relation entre l’employeur et le salarié était surtout administrative. AUJOURD’HUI, avec DHM, elle est uniquement productive.