Comment se préparer à une communication d’urgence ?

Qu’est-ce qu’une situation d’urgence ?

Une situation d’urgence est une situation pouvant entrainer un lourd préjudice (parfois irréparable) si aucune solution n’est apportée rapidement.

Qu’est-ce que la communication d’urgence ?

La communication d’urgence est une communication intervenant en cas d’urgence et permettant à une entreprise de maitriser au maximum les informations entrantes et sortantes afin de préserver la sécurité des parties prenantes et de protéger son image et son intégrité ainsi que celle de ses salariés et clients.

Pourquoi se préparer à la communication d’urgence ?

Les urgences ne sont pas planifiées et peuvent souvent causer le chaos dans les entreprises. Bien que des mesures puissent être prises en amont pour informer les salariés, ces derniers peuvent ne pas être en mesure d’être conscient de l’information en temps voulu.

Aujourd’hui, de nombreux employés n’ont pas de bureau, ces derniers travaillants dans les secteurs de la vente, de la santé, de l’industrie etc…

Planifier la communication avant la crise

En cas d’urgence, tout va vite. Les nouvelles évoluent à une vitesse folle. Le fait d’anticiper ce qui pourrait se passer peut éliminer certains des risques qui se produisent en cas de crise.

Un enjeu majeur consiste à déterminer comment communiquer avec les employés. Tous ces derniers n’ont pas la même fonction et accèdent au contenu de façons différentes (e-mails, appel téléphonique, intranet, smartphones etc).

En plus de mettre en place un plan de communication, il est tout aussi important de mettre en pratique son fonctionnement. Des exercices d’entrainement doivent être réalisés et ces derniers doivent être aussi précis que possible. Cela permet non seulement de résoudre les problèmes potentiels, mais également de se familiariser davantage avec le plan mis en place pour l’application en cas de situations d’urgence.

Une action rapide et stratégique

Une fois le plan d’action défini, l’entreprise doit être prête à transmettre rapidement les informations relatives à ses employés. Ces derniers doivent impérativement en prendre connaissance afin d’éviter toute confusion et tout malentendu.

La réalisation de ces actions permet entre autre d’établir un climat de confiance maximal envers l’entreprise.

Le message doit être simple, factuel, cohérent et pratique.

Un message segmenté

Plus une entreprise sera grande plus la cible d’un message peut différer. Ainsi, certaines subdivisions d’une entité peuvent être concernées par un élément de la communication d’urgence tandis que d’autre non.

Le ciblage et la personnalisation permettent de fournir le plus de conseils et d’informations pertinentes.

Adapter le contenu en fonction de la géographie et d’autres attributs est bénéfique non seulement pour atteindre les employés les plus touchés par une situation, mais également pour créer des liens plus solides entre les employés et les employeurs, car le message leur est personnalisé.

Faire une analyse de la communication

Bien que la plupart des entreprises souhaitent sortir rapidement d’une crise, il est important de prendre le temps d’évaluer le fonctionnement du plan de communication notamment en vérifiant si tous les employés ont reçu les informations nécessaires, si elles ont été transmises rapidement etc.

Une autre action pertinente est de faire participer les employés en leur demandant leur feedback et en prenant ainsi en considération leurs recommandations afin de conserver ce qui a été performant et au contraire corrigé ce qui ne l’a pas été.

Mis en ligne le 04-06-2019