Comment bien animer une réunion à distance ?

La préparation de votre sujet

Pour bien animer une réunion, il est fondamental que celle-ci soit préparée en amont.

Vous devez savoir :

      • quels seront les sujets abordés
      • quel sera votre public (collègues, direction, étudiants, etc.)
      • quel sera votre objectif à la fin de la réunion (prise de décision, transmission d’informations, etc.)

Votre objectif sera de maintenir l’attention de votre auditoire tout au long de votre prise de parole, et faire passer vos messages !

Attention : un être humain n’a une durée de concentration pondérée que de 30 minutes – avant d’avoir envie de faire autre chose ! Vous devez donc veiller à animer votre réunion afin de conserver l’attention de toute le monde !

L'importance d'avoir un support écrit

Le support de votre présentation est essentiel. Il va permettre de structurer votre prise de parole (organisation, déroulé de la réunion), mais aussi soutenir et illustrer vos propos via des exemples clairs.

Voici les points sur lesquels vous devez être vigilant pour avoir un support écrit de qualité :

      • la police : elle doit être lisible, et avoir un caractère en lien avec votre contenu
      • la taille de la police : elle doit être lisible de loin !
      • la couleur : pensez à avoir des couleurs qui vont ensemble, qui vont avec vos logos ou votre charte graphique
      • les mots clefs : évitez les phrases trop longues qui ne seront pas lisibles
      • les images : prévoyez 1 image par slide qui elle-même développe un point précis

Attention : soignez également l’orthographe qui risquerait de détourner l’attention de votre auditoire …

Votre présentation doit être harmonieuse et homogène du début à la fin.

Afin de construire une présentation logique, préparez en amont un brouillon de votre contenu : par quel sujet commencez vous ? Quelle structure dans l’enchainement des idées ? Quels exemples apporter ?

Varier les techniques d'animation

Il existe plusieurs formes d’attention de l’auditoire que vous devez anticiper :

      • l’attention soutenue : à 100% sur votre prise de parole – la meilleure à capter ! Elle n’est que de 8 secondes en moyenne
      • l’attention sélective : sur votre parole ou sur votre support visuel – celle qu’il faut soutenir !
      • l’attention en alternance : sur vous, sur votre support visuel, sur l’ordinateur, sur le portable – celle qu’il faut éviter !

Afin de palier au défaut d’attention de votre auditoire, il est important de prévoir des coupures dans votre prise de parole.

Un monologue d’une heure ne satisfera personne, ni vous, ni les personnes présentes à la réunion.

N’hésitez pas à créer des temps d’échanges ! Vous pouvez questionner votre auditoire, aborder des sujets transverses, donner plus d’exemples pour animer votre présentation. Evitez cependant de multiplier les supports qui, à défaut d’animer, vont perdre votre auditoire !

N’hésitez pas à attirer l’attention des personnes qui vous écoutent directement : vous pouvez les interpeller sur un point par exemple.

Même en visio-conférence, votre stature est importante. Pensez à vous tenir correctement et à être en mouvement (par les mains ou la tête). Vous ne devez pas être un robot en lecture de son power point. Regardez également votre caméra si vous avez plusieurs écrans !

L'entrainement à la prise de parole

Il n’y a pas de secrets, pour réaliser une bonne présentation, vous devez la maitriser ! Préparez correctement votre sujet en amont afin d’être en mesure de répondre aux questions qui pourraient vous êtres posées – même si vous ne pouvez pas tout maitriser !

Pensez également à faire des répétitions de votre prise de parole : vous serez ainsi plus en confiance !

En plus, vous devez rester maître de la situation de la réunion : vous avez le contrôle. Plus vous contrôlerez l’environnement de la réunion, plus vous serez à l’aise : pourquoi pas demander à tout le monde d’avoir une caméra allumée, d’éteindre les micros, d’éviter l’utilisation des portables, etc.

Ne soyez pas trop long dans vos discours et soyez fier de ce que vous présentez et de votre travail. Cela donnera envie aux autres de vous écouter !

Quoi de plus passionnant qu’une personne passionnée ?

Démarrer une réunion à distance

A distance, ce n’est pas toujours simple de briser la glace !

Quelques techniques et outils peuvent vous aider à vous sentir plus à l’aise :

      • vérifiez votre connexion internet
      • vérifiez le bon fonctionnement de vos outils : support, ordinateur, micro, etc.
      • vérifiez que tout le monde ait bien accès à votre support 
      • veillez à ne pas avoir de distractions autres : famille, travail, etc.
      • vous pouvez mettre en place un arrière plan si vous ne souhaitez pas que votre auditoire voit votre environnement

Une fois la réunion commencée, n’hésitez pas à échanger de façon informelle avec les personnes présentes :

      • Comment vont-elles ? Ont-elles bien reçues les documents ? Comment se passe la journée en télétravail ?

N’oubliez pas l’humain derrière l’écran ! 

Ensuite, vous pouvez démarrer votre réunion en présentant votre sommaire. A vous de jouer ensuite !

Clôturer une réunion à distance

Vous pouvez clôturer votre intervention par un temps d’échange servant de bilan – on parle alors de “feedback“:

      • satisfaction de l’auditoire
      • gestion du temps 
      • compréhension des objectifs
      • attentes supplémentaires

Vous pouvez également faire un compte-rendu écrit de la réunion que vous envoyez ensuite à l’ensemble des participants (notamment si des décisions ont étés tranchées ou des actions décidées).

N’oubliez pas que tout le monde doit démarrer et faire sa “première”. Prenez confiance en vous et vos capacités ! Vous pouvez également faire preuve de transparence avec votre auditoire si c’est votre première fois, il n’en sera que plus compatissant !

Mis en ligne le 11-11-2020