Comment bien accompagner le départ d’un salarié en période de crise sanitaire ?

L'offboarding : qu'est-ce que c'est ?

La gestion des départs des collaborateurs doit faire partie intégrante de la gestion RH des salariés afin de faciliter ce départ pour le salarié concerné, pour les collaborateurs restants, et pour l’entreprise. On retrouve donc de la gestion humaine, mais aussi une part administrative liée à ce départ.

L’offboarding est également un enjeu pour l’image de l’entreprise et s’inscrit dans la marque employeur de l’entreprise. Dans une étude de 2015 menée par Kronos et Workplace Trends en 2015 aux USA, il faut prendre en compte que 40% des salariés ayant quitté une entreprise sont près à revenir dans celle-ci. Cette particularité est donc à prendre en compte et doit être appréhendée par les professionnels des ressources humaines.

Comment bien préparer un départ dans le cadre de la crise sanitaire ?

A- La mise en place d'une organisation de départ

De manière générale, et encore plus en temps de crise sanitaire où la distance est de mise, il est nécessaire d’anticiper le départ dès qu’il est concret. Attention donc à ne pas laisser des rumeurs s’installer et prendre une place trop importante. Vous devez communiquer, en accord avec votre salarié, sur la façon et le moment où vous allez annoncer son départ. Si possible, il est préférable de laisser le salarié concerné annoncer lui-même son départ.

Dans le cadre du télétravail ou d’une organisation de présence en roulement, il est fondamental de prévenir tout le monde au travers d’une communication claire et précise. Tout le monde au sein de l’entreprise doit être informé au même moment afin de ne pas faire de différences de traitement.

Evidemment, le salarié devra, le jour de son départ, remettre l’ensemble de son matériel de travail. Il faudra alors peut être privilégier un retour en entreprise pour mieux appréhender ce moment. De plus, après le départ, l’employeur devra veiller à supprimer les accès de ce salarié sur les réseaux professionnels (intranet, réseaux sociaux professionnels, etc.).

B- La transmission des savoirs

En période de télétravail ou de distanciation sociale stricte, il peut sembler compliquer pour un salarié sur le départ de transmettre ses connaissances et les dossiers en cours de traitement. Pourtant, c’est un aspect fondamental pour que l’entreprise assure une continuité dans les dossiers. Il faut également profiter de ce moment pour que le salarié fasse le point sur les missions qu’il gère au quotidien, les procédures qu’il applique, l’expérience qu’il a pu acquérir.

Evidemment, il est nécessaire de réaliser un entretien de bilan avec le salarié et avoir un bon retour sur son expérience dans l’entreprise, les bons et mauvais aspects de son expérience. L’objectif sera d’être dans une démarche d’amélioration continue au sein de l’entreprise, quelques soient les motifs du départ de ce salarié. N’hésitez pas à créer un document de sortie où votre salarié pourra évaluer sa situation avec plus de simplicité, vous permettant ainsi par ce biais, de garder une trace.

L'organisation de la journée de départ

Une fois l’ensemble des salariés prévenus, le jour arrive où votre salarié quittera l’entreprise. Ce moment du pot de départ peut être à la fois un moment très convivial, ou à l’inverse, un moment de blocage ou de frustration. Il est nécessaire de prévoir tout de même – malgré la crise sanitaire, un moment où le salarié sur le départ sera accompagné et entouré. Il sera donc primordial de prévoir un temps, en physique dans le respect des gestes barrières, ou en visio pour échanger et maintenir ce temps de convivialité.

Ce moment est peut-être le plus difficile à assurer en ce moment, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre salarié pour savoir comment il projette ou imagine son départ ! N’oubliez pas de remercier votre salarié pour son engagement mais aussi à soutenir ceux qui restent.

Les obligations légales

Au moment du départ, n’oubliez pas de respecter vos obligations légales !

Au-delà du retour du matériel, vous devez vous assurer d’avoir bien réalisé l’ensemble des paiements que vous devez à votre salarié : solde de tout compte, remboursement des frais, solde des congés payés ou des récupérations d’heures.

De plus, l’employeur à l’obligation de remettre à son salarié un ensemble de documents lui permettant notamment de s’inscrire à l’assurance chômage :

  • Certificat de travail
  • Reçu pour solde de tout compte
  • Attestation Pôle Emploi

Ne perdez pas contact !

Comme expliqué précédemment, 40% des salariés estiment possible un retour en entreprise, et 15% des salariés sortis reviennent effectivement dans une ancienne entreprise !

Vous devez donc conserver une relation et un traitement particulier de vos anciens salariés. N’hésitez pas à créer un réseau « d’anciens » qui pourraient ainsi se faire porte-parole ou témoigner auprès de candidats ou de nouveaux salariés.

N’oubliez pas que votre ancien salarié sera votre emprunte en dehors de l’entreprise. Si vous le traitez correctement, il vous traitera correctement à l’extérieur et donc, pourra valoriser votre structure, et encore plus en temps de crise sanitaire !

Mis en ligne le 03-03-2021